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养成四个小习惯,让你的工作更有效率!

来源:沙巴足球直播时间:2017-08-04 13:56:35 责编:admin人气:

我刚上班的时候,每天都很想去死。以至于我在很长一段时间内坚信:我不太适合上班,最适合的职业是去给富婆当“家庭主夫”。毕业后第一份工作,是在某500强央企做国际贸易,听着很高大上,但每天过得都很绝望。因为做事笨手笨脚还老出错,天天挨骂。有一次,因为粗心,在内部流程系统里面,把单位中的“吨”看成了“千克”,结果多输入了三个零。导致财务部门花了半天核算为什么部门业绩突然出现了诡异的大亏损。甚至还有不良居心的同事,在部门里面传很诡异的谣,说我之所以能进入到这个录取率300比1的500强央企,并不是靠着真才实学,而是因为长得好看,领导想要雇我来充充门面。不过,虽然我反应慢,看起来也挺笨的,但是我有一个优点,就是特别擅长学习和总结。等到我一年之后离开该公司的时候,已经是业务最熟练的部门员工之一了。后来进入it圈,发现一个惊人的现象:周围的同事似乎都非常热衷于加班,但是工作效率一点也不高。白天工作非常拖沓,下了班也不走,有一搭没一搭的在电脑面前工作着,也不知道是做做样子还是事情真没搞完。这样非常不好,既损伤身体,又没时间谈恋爱。所以大家一定要提高工作效率,多争取一些时间睡觉、娱乐、谈恋爱。毕竟人生的意义不在于工作,而在于玩耍。

以下四条经验是我若干年的经验总结,帮助各位提高工作效率,有效应对拥挤不堪的工作。

一 相似归类

如果手头上有abcd四件事情要做,很多人习惯按照感觉随便排个顺序就开始做,这其实是效率低下的诱因之一。在日常工作当中,其实最痛苦的事情倒不是一件事情做很长的时间,而是手头同时压着很多事情,在很多事情之间相互切换。比如这一秒在专心的写报告,下一秒又要润色一下措辞给领导做汇报。如果运用“相似归类”的技巧,会极大的简化这一状况,即把性质相似的工作放到一个时间段集中处理。比如,你可以按照“需不需要其他人配合”的标准,把工作划分为“人际类工作”和“非人际类工作”。写报告、查资料、制作表格、做ppt等不需要和人打交道的“非人际类”工作,都需要你保持安静、专注、思考的状态。你统一放到一个时间段,一件一件来做效率就会非常高。而“人际类”工作,比如召集下属开会、跟客户沟通、跨部门协同或者撕逼、向领导汇报,甚至是勾搭一下隔壁部门新来的漂亮女实习生,都需要你保持好的精神状态、做好随机应变的准备、提前揣摩好他人的情绪和想法。这种工作状态是不同于做“非人际类”工作的状态的,所以尽可能的把“人际类”工作放到一起做会极大的减少状态切换成本,提高工作效率。除了将工作划分为“人际类”和“非人际类”之外,还有一种划分方法是:“简单类”和“复杂类”。“简单类工作”指的是:不重要的,所花时间较少,不需要高度专注的工作:比如处理不重要的邮件,敷衍其他部门的合作需求,找财务报销发票,到办公室拍领导马屁;“复杂类工作”则是指那些比较重要,需要花大量时间,需要高度专注的工作,比如构思和撰写大型报告和方案、跟大客户商谈重要事宜、准备重要会议的文书材料。具体的归类方法按个人喜好,关键是通过把相似的工作放到相邻的前后顺序,从而降低工作状态的切换成本,提高工作效率。

二 远离手机

远离手机的意思,不是要大家上班不带手机,而是在工作的时候和手机保持适度的距离。以我为例,每天都有非常多的人问我各种营销、创业、职场的各种问题,也有非常多的人找我谈各种合作,如果别人问一句我就看一眼手机回答,那我的正常工作和生活都没办法正常推进了。所以我的办法是:只得把手机放在一边,隔几个小时才看一次手机,集中处理和回复未读信息和电话。各位的手机,想必每天也是信息不断:爸爸妈妈又发短信来让你多穿点衣服;同学群里又炸开锅讨论谁又离婚了,哪两个旧情人又好上了;朋友圈里又有哪个人在装逼炫富;微博上谁家明星又劈腿搞外遇了。手机严重的分散了我们的专注度,切割了我们的时间。有所获得的第一步是要有所舍去,获得专注度和工作效率的提升的前提,就是工作的时候把手机放在抽屉里或者不那么显眼的地方。写到这里,有人会说:照你这么弄,要是有工作相关的事情通过手机找我怎么办,工作要是被耽误了,你养我吗?我要说的是:第一,我不包养男的;第二,工作也不会被耽误。因为手机跟工作的相关性没有那么大,工作中的很多事情都是通过邮件、座机、社交软件(qq、msn等)等方式来处理的;另外,可以把手机微信上工作相关的微信群的提示音打开,而把其他群的声音关掉,这样能保证手机电话铃声响起,或者工作微信群有动静,你能够觉察到。当然,远离手机还有一个额外的好处——保护视力。鉴于大多数白领的视力都不好,这一点还挺重要的。

三 准备“检查清单”

很多人工作时容易出错,其实不是因为粗心,而是因为方法不当。完成工作后不检查,或者完全凭感觉检查。而要克服这一问题的方法也很简单,即准备一份检查清单。非常多工作,都有极高的规范化、流程化要求,特别是在大公司。诸多细节需要注意,一不小心就会漏掉。准备针对不同的工作模块,准备一个检查清单会是提高工作效率,减少错误率的好办法。我以前在奔驰(中国)总部工作过一段时间,德国人非常严谨,对细节要求到了变态的程度。每张ppt不能超过多少字,标题和内容只能用几号的字体,ppt上的汽车图片必须是最近更新的,诸多细节要求会让新人抓狂。后来我就把非常容易出错的问题,全部记在了检查清单上,在提交ppt之前,按照检查清单上的每项要求都检查一遍,自然就很少犯错了,连邻座金发碧眼的德国小妹妹也来向我请教经验。

再举个例子,很多大公司,内部如果要签订一个合同,程序是非常复杂的。又要线上走流程,又要线下走流程,中间要找各种领导签字,还有非常多的章要盖。这已经很麻烦了,考虑到实际过程中间,还有非常多流程和人事的讲究。准备一个检查清单,提醒自己哪些细节要注意,哪些错误不能犯,会让事情变得简单很多。

预留思考时间

无数的个人成长类文章,都会提到能力成长的关键在于四个字——刻意练习。不过我们今天不谈刻意练习的话题,我们谈一谈“刻意思考”。多数人工作,都只是跟随本能疲于应付,很少刻意思考如何优化自己的工作,所以工作效率、工作能力很容易到达瓶颈。如果每天或者每周,能预留出一部分时间,“刻意思考”自己的工作,总结、反省、寻找优化空间和措施,水平就能稳步提高了。关于新员工培训,笔者真的想大声告诉boss,这真的是件相当划算的买卖啊。做好新员工培训,好处远不止下面提到的这些:天若有情天亦老,水平提高靠思考。职业能力的提高往往不是在职场事务的一线战场上,而是在战后的思考和总结当中。